Der/die erfolgreiche Kandidat/in wird einem wissenschaftlichen Direktor (und den dazugehörigen Forschungsgruppenleitern) umfassende Sekretariats-/Personalassistenzdienste anbieten, um ein effizientes und effektives Zeit- und Arbeitsmanagement zu gewährleisten. In dieser wichtigen Funktion an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Verwaltung sind Sie ein professioneller, effizienter und höflicher erste/r Ansprechpartner/in, was ein hohes Maß an Kreativität und Taktgefühl verlangen kann. Die Stelle ist ideal für jemanden, der serviceorientiert ist, auf Details achtet und über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten verfügt.
Ihre Aufgaben:
- sämtliche Sekretariatsaufgaben für eine Homebase (normalerweise 1 Direktor und bis zu 3 Gruppenleiter)
- inkl. Vor- und Nachbereitung von internen Verwaltungsprozessen
- Bearbeitung und Beantwortung schriftlicher Korrespondenz nach Dringlichkeit in deutscher und englischer Sprache bei Wahrung der Vertraulichkeit
- Erstellung von Tagesordnungen und Unterlagen sowie von qualitativ hochwertigen Sitzungsprotokollen und Umsetzung von Maßnahmen nach Anweisungen des Direktors
- Planung und Buchung von nationalen und internationalen Geschäftsreisen und aller damit verbundenen Logistik
- Planung und Koordination von Veranstaltungen (z.B. Vorlesungen von Gastwissenschaftler/innen, Besuche von Mitarbeiter/innen, Meetings, Seminare, Alumni-Veranstaltungen)
- Unterstützung bei Personalangelegenheiten (u.a. Unterstützung bei der Erstellung von Stellenausschreibungen, Erstverträgen und Vertragsverlängerungen, Onboarding und Offboarding)
- konstante Absprache mit anderen Assistenten der Geschäftsführung in Bezug auf die Arbeitsangelegenheiten, Qualitätsverbesserung und kontinuierliche persönliche Weiterentwicklung
- Beschaffung des Büromaterials, der Ablagesysteme und sonstiger Geräte
- Veranlassung von Reparaturen oder Ersatzbeschaffungen bei Bedarf
Folgende Fähigkeiten und Erfahrungen sind für uns wichtig:
- Ausbildung zum/zur Fremdsprachensekretär/in (m/w/d) oder Berufserfahrung in einem vergleichbaren Bereich
- ausgezeichnete Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (letzteres auf B2-Niveau oder höher)
- eine proaktive Denkweise mit sehr guten Zeitmanagementfähigkeiten und einem strukturierten Arbeitsstil
- Fähigkeit zum Multitasking und zur Prioritätensetzung bei einem vielfältigen und wechselnden Arbeitsaufkommen
- interkulturelle Kompetenz und Organisationstalent
- sehr gute Kenntnisse der Standard-Softwarepakete, insbesondere MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Folgende Eigenschaften wären ebenfalls von Vorteil:
- Erfahrung in der Arbeit in einem vergleichbaren Umfeld
- Erfahrung in der Entwicklung interner Prozesse und Ablagesysteme
- ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten und Kundenorientierung
- Kreativität und Engagement bei der Herangehensweise an Probleme
Wir bieten:
- einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz bzw. eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen Umfeld
- bei Erfüllung der Eingruppierungsvoraussetzungen ist die Eingruppierung bis EG 8 möglich, Entgelt und Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) Bund
- Möglichkeiten zur regelmäßigen beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung
- einen zunächst auf 2 Jahre befristeten Vertrag mit der Aussicht auf eine Verlängerung, vorbehaltlich der Zustimmung beider Parteien
- Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (betriebliche Altersvorsorge (VBL), jährliche Sonderzahlung, Zuschuss zum VVO-Jobticket, Gruppenunfallversicherung)
- aktive Maßnahmen zur Förderung des betrieblichen Gesundheitsmanagements und der Work-Life-Balance
- Möglichkeit für Homeoffice und mobiles Arbeiten nach Vereinbarung
Erste Fragen zu der Stelle können an Brian von Rueden, Head of Human Resources, über hr@mpi-cbg.de gerichtet werden.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung inklusive Motivationsschreiben, CV und relevanten Zeugnissen bis zum 31.05.2024 unter 2024-ExecutiveAssistant-ScientificDirector-6000 über folgenden Link: https://recruitingapp-2443.umantis.com/Vacancies/585/Application/CheckLogin/1?lang=ger.
Max-Planck-Institut für Molekulare Zellbiologie und Genetik
Pfotenhauerstraße 108
01307 Dresden, Deutschland
www.mpi-cbg.de
- Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Gleichberechtigung und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen aus allen Bereichen, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Orientierung, Religion, Alter und anderen Komponenten der Identität.
- Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, den Anteil von Frauen in den Bereichen zu erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Wir fordern daher Frauen ausdrücklich auf, sich zu bewerben.
- Die Max-Planck-Gesellschaft ist ferner bestrebt, den Anteil von Menschen mit Behinderungen in ihrer Belegschaft zu erhöhen und fordert daher qualifizierte Bewerberinnen und Bewerber auf, sich zu bewerben.
- Die Max-Planck-Gesellschaft unterstützt die Vereinbarkeit von Familie und Beruf und ist nach dem Audit "berufundfamilie" zertifiziert.
- Wenn Sie eine Bewerbung an das MPI-CBG senden, übermitteln Sie personenbezogene Daten. Bitte lesen Sie unsere Datenschutzerklärung, um zu erfahren, wie wir personenbezogene Daten gemäß Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung. Mit dem Absenden Ihrer Bewerbung bestätigen Sie, dass Sie die Informationen in unserem Datenschutzhinweis zur Kenntnis genommen haben.
